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Exigences légales

Suite de la lettre n°20, un an après la parution de la nouvelle norme ISO 45001, nous poursuivons notre analyse sur la prise en compte des modifications apportées sur le référentiel ISO 45001.

 

Après avoir analysé dans la lettre d’info n°20 de septembre 2008 la profonde évolution du paragraphe 4.3.1 « Identification des dangers, évaluation des risques et moyens de maîtrise », nous vous proposons une réflexion sur l’introduction de l’évaluation de la conformité réglementaire, nouveau paragraphe 4.5.2 « évaluation de conformité ».

« Conformément à son engagement de conformité, l'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour évaluer de manière périodique la conformité aux exigences légales en vigueur [… ]».

Ce dossier est exclusivement consacré aux exigences légales. Nous ne traiterons pas ici les « autres » exigences.
Les exigences légales en santé et sécurité au travail sont nombreuses dans les pays développés. Ces exigences sont en perpétuelle évolution et leur nombre va croissant, comme le traduisent, par exemple, les récentes évolutions du Code du Travail 2008 français.

Comme nous allons le voir dans ce dossier, les exigences du paragraphe 4.5.2 de la version 2007 d’OHSAS 18001 ne sont donc pas sans conséquence sur le système de management SST.

 

1. Les liens entre réglementation, exigences légales et OHSAS 18001

Ces liens sont présents dans 3 paragraphes de OHSAS 18001 :

• 4.2 Politique
• 4.3.2 Exigences légales et autres exigences
• 4.5.2 Évaluation de conformité

a) Engagement global de conformité réglementaire

La politique SST « inclue un engagement à se conformer pour le moins aux exigences légales en vigueur et autres exigences auxquelles l'organisme se conforme et qui se rapportent à ses dangers en termes de SST ». (Paragraphe 4.2 Politique)

b) Identification des exigences légales.

Cette exigence apparaît dans le paragraphe « 4.3.2 exigences légales et autres exigences ».
« L'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour identifier et accéder aux exigences légales et autres en matière de SST applicables à sa situation et veiller à ce que ces exigences [… l soient prises en compte dans l'établissement, la mise en oeuvre et la tenue à jour de son système de management de la SST. ».

La version 2007 n’a pas fait évolué ces exigences de façon très significative par rapport à l’ancienne version.

En ce qui concerne les exigences légales, l’entreprise doit donc identifier les exigences réglementaires applicables, c’est-à-dire :

• lister les textes applicables.
• en faire ressortir les exigences

Côté français 80 % des exigences légales applicables en matière de SST sont contenues dans le Code du Travail. La recodification récente du Code du Travail a permis une réécriture et une réorganisation des dispositions d’application pour faciliter la lecture des articles, leur identification mais aussi l’articulation juridiques des textes. Si les corrections ont abouti à un code plus léger de 10%, le nombre d’articles est passé de 1891 à plus de 3500 références.

Un support possible pour traçer l’identification et le suivi des exigences légales est un tableau du type :

Les exigences légales sont ventilées par thèmes et sous-thèmes (aménagement des locaux, appareils à pression, appareils et accessoires de levage, CSE, entreprises extérieures, équipements de travail, équipements de protection individuel, formation sécurité…), ces exigences seront en permanence réactualisées en regard des nombreuses évolutions qui les affectent.
L’applicabilité comprend trois niveaux :

• A : Applicable pour l’organisme
• NA : Non applicable pour l’organisme (L’organisme doit être en mesure de démontrer qu’une exigence généralement applicable « ne se rapporte pas à ses dangers en terme de SST »).
• I : Information, il s’agit de textes informatifs (notamment les circulaires), indirectement applicables à l’organisme ou de futures exigences (directives européennes non transposées en droit national, textes de portée générale…).

Comment identifier les exigences légales et autres exigences ?

De nombreux outils d’assistance existent, que ce soit sur papier, sur cédérom généralistes ou spécifiques ou encore via des réseaux informatiques (sites internet comme légifrance, l’INRS, Journal officiel de la Communauté Européenne, etc…).

c) Exigence d’évaluation de la conformité réglementaire.

Une des évolutions majeures de la version 2007 et l’ajout du paragraphe 4.5.2 et en particulier le paragraphe 4.5.2.1 :

4.5.2.1 Conformément à son engagement de conformité, l'organisme doit établir, mettre en oeuvre et tenir à jour des procédures pour évaluer de manière périodique la conformité aux exigences légales en vigueur. L'organisme doit tenir à jour les enregistrements des résultats des évaluations périodiques.

 

2. Focus sur l'évaluation de conformité réglementaire § 4.5.2.1

Comment organiser l’évaluation de conformité réglementaire périodique ?

Il convient de passer en revue chacune des exigences légales applicables et de déterminer un niveau de conformité. Nous vous conseillons de mettre en place une échelle progressive, par exemple :

4	non conformité totale à l’exigence
3	conformité d’environ 30 % à l’exigence
2	conformité d’environ 60 % à l’exigence
1	conformité à 100 % à l’exigence

Cette ventilation des niveaux de conformité réglementaire sera bien utile lorsqu’il s’agira de prioriser les actions correctives

Fréquence et périmètre des évaluations périodiques de conformité réglementaire

Evaluation initiale - état initial : l’évaluation initiale de conformité réglementaire initiale concernera bien évidemment 100 % des exigences légales applicables.

Evaluations périodiques : la fréquence d’évaluation pourra être adaptée à chaque thème.

A titre d’exemple, la fréquence d’évaluation de la conformité aux exigences du thème « locaux de travail » pourra être fixée à 3 ans pour un site calme en terme d’extension. En revanche un thème tel que la formation méritera une réévaluation plus fréquente fixée par exemple à 1 an.

Nous préconisons que la fréquence des évaluations de conformité ne pas dépasse pas 36 mois.

Mise en garde : dans tous les cas le processus doit être exhaustif sur le thème évalué. Chaque exigence doit être évaluée. Le niveau de conformité doit pouvoir être justifié.

 

Qui réalise les évaluations périodiques de conformité ?

Evaluation initiale - état initial : en tant qu’organisme de conseil, nous sommes persuadés que l’aide d’une société spécialisée (telle que AQSE !) est tout à fait profitable.

L’organisme extérieur va vous apporter directement les données (la réglementation applicable) et les outils de traitement de ces données. Travail qui s’il est fait en interne va représenter plusieurs semaines de travail.

Dans la même logique une fois les exigences légales applicables identifiées, il faut réaliser la 1ère évaluation. Là encore l’organisme extérieur pourra vous aider à calibrer le degré d’investigation nécessaire et savoir où mettre la barre.

En revanche le pilote interne doit être présent à l’intégralité de l’évaluation pour s’imprégner de la gymnastique nécessaire et atteindre l’autonomie.

Bien sût ce travail peut être réalisé intégralement en interne.

 

Le reporting et l’exploitation des résultats Comment démontrer la performance de ce processus d’évaluation de la conformité réglementaire ? Lorsque plusieurs centaines d’exigences légales ont été identifiées comme applicables et évaluées, il est important que l’outil utilisé offre un bon reporting. Ce reporting doit permettre d’avoir une vison synthétique de la situation, de la communiquer à la direction et d'orienter la stratégie.

 

Ci-dessous des exemples de reporting issus de notre outil de pilotage de la conformité réglementaire AQSE Conform V2.0 .

Reporting sur le niveau de conformité global

Un indicateur de performance en pourcentage correspond au ratio des exigences jugées conformes par rapport aux exigences légales applicables. Les couleurs jaune, orange et rouge permettent de classer les non-conformités en fonction de la criticité de la non-conformité.

Reporting sur le niveau de conformité réglementaire par thème

Pilotage du processus d’évaluation de conformité réglementaire

 

Le reporting de la conformité aux exigences légales par thématique permet d’identifier rapidement que des écarts ont été surtout identifiés sur les thèmes risque chimique, risque électrique, risque machine…

Les objectifs fixés par la direction pourraient être pour l’année n+1 :

• de passer de 75% à 85% de conformité aux exigences légales et réglementaires
• de déclasser 100% des non-conformités de niveau 4 classées en orange.
• D’atteindre 95% de conformité pour les exigences relatives au risque chimique.

 

Peut-on intégrer l’évaluation de la conformité santé et sécurité au travail avec les exigences légales environnementales ?

Il est tout à fait possible d’envisager une procédure commune Sécurité-Environnement pour l’identification, l’accès et l’évaluation de la conformité réglementaire, exigences légales et autres exigences en matière d’environnement et de sécurité.
Il suffit d’adapter les outils mis en place en faisant apparaître les thèmes et sous-thèmes spécifiques à l’environnement et/ou à la sécurité. En ce qui concerne l’applicabilité, l’analyse de la conformité, le processus de mise en œuvre est similaire.

Attention ! Il se pose très souvent la question relative aux textes « connexes » environnement et sécurité :

• Exemple 1 : les textes relatifs à la prévention du risque lié aux légionelles : approche sécurité vis-à-vis du risque biologique, approche environnement relative au classement ICPE des tours aéro-réfrigérantes sous la rubrique n°2921,
• Exemple 2 : les textes relatifs à la prévention du risque lié à l’exposition à l’amiante : approche santé et sécurité vis-à-vis de l’exposition aux fibres d’amiante, approche environnement relative à la gestion et l’élimination des déchets contenant de l’amiante.
• Exemple 3 : les textes relatifs aux substances et préparations dangereuses : approche santé et sécurité vis-vis de l’exposition des salariés à ces substances dangereuses, approche environnement relative au risque de pollution de l’air, du sol, du sous-sol, de l’eau, en cas de dispersion, de fuite accidentelle, d’incendie, d’explosion…
• Exemple 4 : les textes relatifs à la prévention du risque incendie et explosion : approche santé et sécurité vis-à-vis de la protection des travailleurs (protection collective et individuelle, alerte, évacuation…), approche environnement relative à la maîtrise des impacts environnementaux (extinction, rétention des eaux d’extinction dans des bassins de confinement, dispositif d’abattement des fumées toxiques, etc.…)

Dans le cadre d’une approche commune « environnement, santé et sécurité » il est donc nécessaire de bien identifier les liaisons entre les deux domaines et de les classifier en conséquence. L’important est de le retrouver dans la matrice d’identification des exigences légales et autres.

3. Bilan

Une véritable organisation est à mettre en œuvre autour de la maîtrise de la Législation afin de répondre au nouveau paragraphe 4.5.2 d’OHSAS 18001.

Cette organisation doit permettre de répondre aux questions suivantes :

• Qui maîtrise les textes ?
• Qui les tient à disposition ?
• Qui est capable de répondre sur la conformité par rapport à telle ou telle exigences ?
• Qui est capable d’intégrer la veille réglementaire dans ce processus ?
• Qui peut expliquer l’articulation entre les exigences réglementaires, les risques identifiés et évalués, le programme, les objectifs ? …

Compte tenu du nombre d’exigences légales applicables cette organisation devra s’appuyer sur des outils performants de traitement des données réglementaires et de reprorting.

 

4. Lien

Pour en savoir plus sur AQSE Conform V2.0 :
Evaluation de la conformité réglementaire sécurité et veille réglementaire
Audit réglementaire sécurité - cliquez-ici !

Veille réglementaire - cliquez ici !

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